Information nach Art. 13 DSGVO für Bewerber*innen
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Wir möchten dich nachfolgend über die Erhebung deiner personenbezogenen Daten bei uns aufklären.
Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erfasst werden, ist innn.it e.V., Pressehaus Podium, Karl-Liebknecht Str. 29A, 10178 Berlin, E-Mail: datenschutz[ät]innn.it
Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht dir gerne für Auskünfte oder Anregungen zum Thema Datenschutz zur Verfügung:
datenschutz nord GmbH, Zweigstelle Berlin-Charlottenburg
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin
E-Mail: office[ät]datenschutz-nord.de
Daten, die wir verarbeiten
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir Daten von dir, die wir für die Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses benötigen. Dies sind insbesondere deine Kontaktdaten, wie dein Name und deine Anschrift sowie alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten, wie Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Interview-Fragen etc. Sofern du einen Antrag auf Reisekostenerstattung stellst, benötigen wir darüber hinaus auch deine Bankverbindungsdaten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Daten ergibt sich aus § 26 BDSG.
Sofern du uns darüber hinaus Daten zu deiner Person freiwillig mitteilst, verarbeiten wir auf der Grundlage deiner widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Soweit deine Bewerbung besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthält, bezieht sich eine ggf. zu erteilende Einwilligung auch auf diese Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Datenerhebung ist das Bewerberauswahlverfahren.
Quelle der Daten
In der Regel verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten, die du uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung stellst. Ggf. beziehen wir Daten über dich auch aus anderen Quellen, einschließlich externen Geschäftspartnern, z.B. Personaldienstleistern (Headhunter). Wir können auch Daten erhalten, die du in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn, öffentlich gemacht hast.
Datenlöschung
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens der Fall. Wir löschen Daten auch, wenn du deine Einwilligung in die Verarbeitung deiner Daten widerrufst.
In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z.B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bspw. aus der Abgabenordnung (6 Jahre) oder dem Handelsgesetzbuch (10 Jahre). Entsprechend der Verjährungsfristen ist eine weitergehende Speicherung deiner Daten zudem zulässig, sofern die Weiterverarbeitung nach erfolgter Interessenabwägung von uns zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, deine Bewerbung aber weiterhin für uns interessant ist, fragen wir dich, ob wir deine Bewerbung für künftige Stellenbesetzungen in unserem Bewerber*innenpool weiter vorhalten dürfen. Diese längere Aufbewahrung erfolgt auf der Grundlage deiner widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Diese Daten löschen wir 12 Monate nach Aufnahme deiner Bewerbungsunterlagen in den Bewerber*innenpool oder früher bei einem Widerruf der Einwilligung.
Sofern du einen Arbeitsvertrag unterzeichnest, speichern wir deine Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. In diesem Fall erhältst du weitergehende Informationen über die Verarbeitung deiner Daten im Beschäftigungsverhältnis, sobald du das Beschäftigungsverhältnis bei uns beginnst.
Vertrauliche Behandlung und Empfänger*innen deiner Daten
Deine Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich. Zugriff erhalten nur die Personen, die dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Empfänger*innen deiner Daten sind darüber hinaus ggf. Dienstleister, die wir für die Erbringung unserer Dienstleistung weisungsgebunden einsetzen (sog. Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO):
Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir die Software „Personio“ der Personio SE & Co. KG (Deutschland). Wenn du dich über unser Bewerbungsformular bewirbst, werden deine Angaben und Bewerbungsunterlagen in Personio erfasst und gespeichert. Dort können die am Auswahlverfahren beteiligten Personen deine Bewerbung einsehen und bewerten. Die Kommunikation mit dir zu deiner Bewerbung, z.B. Eingangsbestätigungen, Terminabsprachen oder Rückmeldungen, erfolgt in der Regel per E-Mail über Personio und wird dort dokumentiert. Personio ist für uns als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig und verarbeitet deine Daten ausschließlich nach unserer Weisung. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union / EWR statt.
Zur Durchführung von Video-Interviews (Vorstellungsgespräche) setzen wir den Auftragsverarbeiter „Zoom“ der Zoom Video Communications, Inc ein. Zoom Video Communications Inc. hat seinen Sitz in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union (USA). Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für Zoom liegt ein EU-Angemessenheitsbeschluss in Form der Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework vor. Damit ist bei der Verarbeitung der Daten bei Zoom in den USA ein angemessenes Datenschutzniveau gegeben.
Die Auftragsverarbeiter verarbeiten die Daten ausschließlich auf unsere Weisung und sind zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen verpflichtet worden. Sie wurden sorgfältig ausgewählt und erhalten nur in dem Umfang und für den benötigten Zeitraum Zugang zu deinen Daten, der für die Erbringung der Leistungen erforderlich ist.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten?
Die Bereitstellung deiner Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben und erfolgt freiwillig. Ohne deine Bewerbungsdaten (siehe oben) können wir deine Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen bzw. über diese entscheiden.
Deine Rechte
Als betroffene Person hast du das Recht auf Auskunft über die dich betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage deiner Einwilligung erfolgt, bist du nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung deiner personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachte zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben trotz deines Widerrufes ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (vgl. hierzu näher „Datenlöschung“).
Widerspruchsrecht
In Fällen, in denen wir deine personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber deinen Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus hast du als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts oder des Arbeitsplatzes der betroffenen Person oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.