Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO – Online-Meetings (Zoom)
Nachfolgend möchten wir dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Webmeeting-Software „Zoom“ informieren.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
innn.it e.V.
Pressehaus Podium, Karl-Liebknecht Str. 29A
10178 Berlin
E-Mail: datenschutz[ät]innn.it
Hinweis: Soweit Du die Internetseite des Webmeeting-Anbieters aufrufst, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist jedoch nur erforderlich, um die ggf. benötigte Software für die Nutzung des Webmeeting-Dienstes herunterzuladen.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Wir nutzen die Webmeeting-Software „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Bei Teilnahme an einem Online-Meeting können diese Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:
- Angaben zu deiner Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, Teilnehmer:innen-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware-Informationen
- bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
- bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
- Text-, Audio- und Videodaten: Du hast ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Meetings die Daten des Mikrofons und/oder der Videokamera deines Endgeräts verarbeitet. Du kannst die Kamera und/oder das Mikrofon jederzeit über die Webmeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten.
Die genannten Daten verwenden wir zur Durchführung von Online-Meetings. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir dir dies vorab mitteilen und deine Einwilligung einholen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird dir in der Webmeeting-Software angezeigt.
Wenn es zur Protokollierung der Ergebnisse eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Texteingaben protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmer:innen weiterverarbeiten.
Die Bereitstellung deiner Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung eines Online-Meetings erforderlich. Ohne die Mitteilung der zur Durchführung eines Online-Meetings benötigten Daten kannst Du an dem Online-Meeting nicht teilnehmen. Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services erforderlich sein. Wir informieren dich bei der Eingabe von Daten, wenn die Bereitstellung für den jeweiligen Service oder die jeweilige Funktion erforderlich ist. Diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Bei erforderlichen Daten hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und gleichem Umfang wie üblich erbringen können.
Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unseren Interessen der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte, der Erbringung geschuldeter Leistungen und der effizienten Gestaltung und Durchführung von Online-Meetings). Soweit wir ein Online-Meeting aufzeichnen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Datenweitergabe an Dritte
Inhalte aus Online-Meetings stehen allen Teilnehmer:innen zur Verfügung. Zudem hat „Zoom“ als Anbieter der Webmeeting-Software Zugang zu deinen Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet „Zoom“ deine Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Weitere Informationen zur Verarbeitung deiner Daten bei Nutzung von „Zoom“, eine detaillierte Auflistung der durch „Zoom“ erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die „Zoom“-Datenschutzhinweise findest Du unter https://zoom.us/de-de/privacy.html. Im Übrigen behandeln wir deine Daten selbstverständlich vertraulich und übermitteln sie nicht an Dritte.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Bei den USA handelt es sich um ein Drittland außerhalb der Europäischen Union. Länder außerhalb der Europäischen Union handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Eine sichere Übermittlung in die USA ist derzeit nicht vollständig möglich. Wir haben aber mit Zoom den von der EU-Kommission für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittländern bereitgestellten Datenschutzvertrag (EU-Standarddatenschutzklauseln) geschlossen, um das Datenschutzniveau weitestgehend zu sichern. Eine Kopie dieses Datenschutzvertrags kannst Du unter den oben angegebenen Kontaktdaten anfordern.
Löschung der Daten
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen, werden deine Daten gelöscht, sobald sie für den Zweck, zu dem wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich sind. Im Fall von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten. Im Übrigen gelten folgende Speicher- bzw. Löschfristen:
- Medien, die zwischen Teilnehmer:innen in einem „Meeting-Raum“ gesendet werden, werden nicht gespeichert.
- Audio- und Videoinhalte werden im Stream verarbeitet und nicht gespeichert.
- Chat-Nachrichten werden nicht gespeichert.
Deine Rechte
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage deiner Einwilligung erfolgt, bist Du nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung deiner personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht.
Widerspruchsrecht
In Fällen, in denen wir deine personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeiten, hast Du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber deinen Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt (Art. 77 DSGVO). Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Telefon: 030 13889-0
Telefax: 030 2155050
E-Mail: mailbox[ät]datenschutz-berlin.de
Unser Datenschutzbeauftragter
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserem externen Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:
datenschutz nord GmbH
Kurfürstendamm 212
10719 Berlin
Web: www.datenschutz-nord-gruppe.de
E-Mail: office[ät]datenschutz-nord.de